Para muchas fundaciones, organizaciones sin fines de lucro ONG´s o asociaciones, las carreras y caminatas representan una importante fuente de financiación.

Con la pandemia se abrió una nueva opción a través de aplicaciones para carreras virtuales.

A continuación les daremos algunas pautas y recomendaciones de cómo organizar un nuevo evento solidario de manera virtual.

Ventajas de realizar una carrera virtual para recaudar fondos

Algunas de las ventajas de organizar un evento virtual para una fundación u ONG que desee recaudar fondos son:

• La carrera virtual permite dar continuidad al evento y mantenerlo en la mente de las personas y patrocinantes.
• Las carreras virtuales son flexibles. Puede elegir el día y hora sin complicados trámites ante las autoridades de la ciudad.
• Menos costosas que una carrera presencial.
• Permite la participación de un número ilimitado de personas, incluyendo grupos de edad que antes no considerábamos como niños y adolescentes.
• Su carrera tendrá un ámbito nacional y hasta mundial al eliminarse las barreras físicas.
• Si su organización se encuentra en varios países o territorios considere la realización de un evento conjunto.
• Las carreras virtuales permiten crear un sentido de comunidad e integración tanto en su organización como en la comunidad.
• Ofrece una alternativa a colaboradores/patrocinantes permitiendo mantener las relaciones institucionales.
• Aunque en un inicio el proceso podría ser abrumador, realizar una carrera virtual hará que su organización se actualice digitalmente.
• Las carreras virtuales pasarán a ser parte de su portafolio y permitirán crear eventos híbridos en el futuro (presencial + virtual), lo que otorga mayor posibilidad de recaudar fondos.

Sin embargo, algunos puntos deben ser resueltos como:

Si no es experto digital deberá buscar asesoría externa al respecto. Eche mano a sus voluntarios, seguro alguno de ellos podrá ayudarle.

En algunos casos será difícil convencer a los patrocinantes/colaboradores de las ventajas de participar en el evento virtual a menos que les ofrezca ideas creativas para incluir su marca o empresa dentro de la dinámica digital.

La evaluación de las diferentes opciones tecnológicas como aplicaciones, formas de recolección de fondos, etc. podría ser larga y compleja. Prefiera empresas y aplicaciones que ya tengan experiencia organizando carrera para fundaciones u ONG´s.

Decisiones que deberá tomar al realizar una carrera virtual para una Fundación u ONG

Usted y su organización deberán decidir algunos de los siguientes aspectos.

• Evento de un día a una hora (Live) vs evento de varios días (ventana de tiempo).
• Carrera con distancia fija por ejemplo 5 kilómetros o que acumule kilómetros (Collect Mode).
• Decida si desea hacer una carrera o caminata (como con la app viRACE). Recuerde cuanto más inclusivo y masivo sea el evento mayores posibilidades de recolectar fondos.
• Fecha de el evento. Si su causa está unida a una fecha en específico que ya pasó, sea flexible y considere realizar la carrera en otra fecha no pierda la oportunidad. Una de las claves del éxito de un evento virtual es tener al menos un mes de antelación para promocionar la carrera o evento.
• Monto de inscripción. Aquí le recomendamos dar varias opciones (tiers) de precios por ejemplo 2$, 5$ y 15$ y unirlos a algo concreto de la causa. Por ejemplo, “Con tu contribución daremos un plato de comida caliente a un niño” o ” Acabas de sembrar una semilla para la reforestación de nuestros bosques”.
• Incluya una opción de pago anual (padrinazgo) que permita acceso gratis a todas las carreras que organice o un botón de donación voluntaria.
• Deberá decidir dar o no bolsa de corredor (kit de participación). Esto es pertinente sí ya posee las medallas, camisetas, etc. o si se lo solicita alguno de sus patrocinantes. Deberá tomar en cuenta la dinámica de entrega o envío. Esta opción bastante costosa en muchos países.
• Considere realizar rifas de productos entre todos los participantes. (con viRACE lo podemos hacer de manera automatizada para Usted.)
• Su causa es lo más importante, coloque videos, acciones, obras, testimoniales y explique a las personas porqué deben colaborar.

Si desea apoyo, utilizar alguna de nuestras aplicaciones o tiene comentarios, no dude en escribirnos a [email protected].

Relación con patrocinantes y colaboradores al realizar un evento virtual

No se preocupe, aún con un evento virtual existen muchas maneras de seguir colaborando con sus patrocinantes. A continuación algunas recomendaciones:

• Defina una oferta de opciones de participación antes de contactar a las empresas. Por ejemplo dónde colocará los logos (página del evento, dorsal, diploma de participación, etc. y los montos de participación).
• Comuníquese telefónicamente con cada uno de sus patrocinantes y colaboradores desde el más grande hasta el más pequeño. No basta enviar un correo genérico para todos. Una conversación cercana le permitirá identificar en qué forma podrá seguir colaborando la marca o empresa patrocinadora. Le aseguro que saldrán nuevas ideas y formas de colaboración.
• Sea creativo. Por ejemplo con viRACE podemos ofrecer audios en formato .mp3 durante la carrera esto le permitirá ofrecer mensajes publicitarias, educativos o institucionales de las empresas patrocinantes.
• Pida aquellos patrocinantes que colaboraban con servicios o bienes durante la carrera como agua, seguridad, logística si lo pueden apoyar de otra manera, por ejemplo con personal y asesoría digital, promoción en sus redes sociales o bases de datos, productos para rifas. No pierda la oportunidad de mantener la alianza.
• Al final del evento entregue un informe a sus colaboradores. Una de las ventajas de la digitalización es que podemos tener estadísticas como por ejemplo: veces que fue vista la página web, número de inscritos, total participantes, a cuantas personas llegamos a través de las redes sociales, etc.

¿Cómo promover la carrera virtual?

Si su evento es digital piense que entonces su estrategia de difusión también lo debe ser. Algunos consejos:

• Si su fundación o causa no tiene una página web propia, defiitivamente es el momento de crearla. Tal vez alguno de sus colaboradores podrá ayudarlo con esto o incluso alojarlo en alguna de sus páginas.
• Cree una “landing page” o página digital de aterrizaje para cada evento. Allí colocará toda la información acerca de su causa, del evento y botones de pago para inscripciones. también coloque sus redes sociales y correo electrónico de contacto.
• Use herramientas gratuitas como Canva para crear sus propios posters, imágenes, fotos. También es momento de pedir a sus fotógrafos o empresas le faciliten fotos e imágenes de eventos pasados.
• Sea creativo, el mundo digital es más flexible y se puede implementar (casi) cualquier idea.
• Destine un presupuesto para publicidad digital (se sugiere el 15% del monto recaudado a través de patrocinantes). Recomendamos Facebook Ads ya que bien implementada una campaña allí suele ser bastante exitosa.
• Cree un grupo de Facebook para su eventos(s) o causa.
• Automatice y utilice sus bases de datos. Por ejemplo MailChimp ofrece cuentas gratuitas hasta 2.000 correos. Ésta plataforma le permitirá enviar correos masivos de calidad, así como medir el porcentaje de apertura, clics, etc.
• De vida a sus redes sociales si es posible con un experto.
• Apóyese en las bases de datos y redes sociales de sus colaboradores, voluntarios y empresas participantes.
• Busque influences o celebridades que le den un espacio a su causa en su plataforma digital.
• Evalúe constantemente sus acciones digitales determinando qué funciona y qué no y realice los correctivos necesarios.
• Cree un presupuesto y hágale seguimiento. un error común es pensar que todo lo digital es gratis.

Bienvenido al mundo digital, ¡Es hora de ponernos a la obra su causa y sus beneficiarios lo merecen!

Si desea apoyo, utilizar alguna de nuestras aplicaciones o tiene comentarios, no dude en escribirnos a [email protected].

Patricia Rodriguez

Licenciada en Administración de Empresas con un MBA. Especializada en Publicidad y Mercadeo. Caminante más no corredora y consiente de la necesidad de promover el ejercicio, entendiendo que cada quien debe hacerlo con gusto y de acuerdo a su capacidad.